E-Rechnung versenden,
ganz ohne Aufpreis.
XRechnung und ZUGFeRD erstellen Sie direkt aus Ihrer Rechnung, im Free-Tarif von Qrafto. Sie wählen das Format pro Rechnung, der Rest passiert im Hintergrund. Auf dieser Seite finden Sie alles Wichtige: was eine E-Rechnung ist, welche Fristen für Sie gelten und wie Sie ohne Stress umstellen.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, kein PDF-Bild
Ein PDF ist für Sie und Ihren Kunden lesbar, für das Buchhaltungssystem aber nur ein Bild, das jemand von Hand abtippen müsste. Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, trägt dieselben Angaben zusätzlich strukturiert als XML: Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, einzelne Positionen und Zahlungsbedingungen liest die Software des Empfängers automatisch ein, ohne Abtippen und ohne Übertragungsfehler. Auf der Empfängerseite landet die Rechnung damit ohne Umweg direkt in der Buchhaltung.
Wichtig ist der Unterschied zu einem gewöhnlichen PDF. Eine Rechnung, die Sie als PDF per E-Mail verschicken oder einscannen, ist zwar digital, aber keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Entscheidend ist nicht, dass die Datei am Bildschirm lesbar ist, sondern dass die Rechnungsdaten maschinell auswertbar darin stecken. Genau das leistet das strukturierte XML.
In Deutschland zählen zwei Formate, XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind inhaltlich gleichwertig. Der Unterschied liegt in der Verpackung, und welches Format Sie brauchen, hängt vom Empfänger ab. Die Details stehen weiter unten und ausführlich auf der Seite XRechnung oder ZUGFeRD.
Ab wann die E-Rechnung Sie betrifft
Wichtig ist die Trennung von Empfang und Versand. Empfangen muss seit 2025 jeder, das deckt Qrafto bewusst nicht ab. Ihr Thema als Rechnungssteller ist der Versand, und dafür haben die meisten Handwerksbetriebe noch bis Ende 2027 Zeit.
- Seit 01.01.2025Empfang Pflicht für alle
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Das ist ein eigenes Thema und nicht der Funktionsumfang von Qrafto, denn Qrafto erstellt und versendet, einen Empfang gibt es bewusst nicht.
Zum Lesen empfangener E-Rechnungen genügen kostenlose Werkzeuge. Für eine reine XRechnung stellt die Finanzverwaltung einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer bereit, ZUGFeRD lässt sich ohnehin als PDF öffnen.
- Bis 31.12.2026Übergangsfrist beim Versand
Im B2B dürfen Sie weiterhin Papier oder PDF versenden. Pflicht ist bis hierhin nur der Empfang, nicht der Versand.
- Bis 31.12.2027Verlängerte Frist für kleine Betriebe
Wer im Vorjahr unter 800.000 EUR Umsatz lag, hat ein Jahr länger Zeit für die Umstellung. Das trifft die meisten Handwerksbetriebe.
- Ab 01.01.2028Versand-Pflicht für alle B2B
Ab diesem Datum müssen alle inländischen Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung versendet werden. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon ausgenommen.
Wer früh anfängt, sammelt Routine, statt 2027 in Hektik zu geraten. Welche Frist genau für welche Betriebsgröße gilt, lesen Sie auf der Seite E-Rechnungspflicht.
Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein
Die Versand-Pflicht gilt nur für inländische Rechnungen zwischen Unternehmen. In diesen Fällen versenden Sie weiter wie gewohnt ein PDF oder Papier:
- Rechnungen an Privatkunden. Der häufigste Fall im Handwerk. Ein Bauherr oder Mieter bekommt weiterhin sein PDF oder seinen Brief.
- Kleinunternehmer nach §19 UStG. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist von der Versand-Pflicht ausgenommen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR. Für Beträge bis 250 EUR brutto bleibt das PDF zulässig.
In Qrafto entscheiden Sie pro Rechnung, ob ein PDF oder eine E-Rechnung herausgeht. Sie müssen also nichts umstellen, was nicht umgestellt werden muss.
Was in eine E-Rechnung gehört
Eine E-Rechnung trägt dieselben Pflichtangaben wie eine korrekte Papierrechnung nach §14 UStG, nur eben strukturiert. In Qrafto füllen sich diese Felder automatisch aus Ihren Stammdaten und der Rechnung, Sie müssen keine Checkliste durchgehen:
- Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
- Ihre Steuernummer oder USt-IdNr.
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung, Leistungszeitraum
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- Bei §19 der Hinweis auf die Steuerbefreiung
E-Rechnung erstellen, im Free-Tarif enthalten
Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt oder wandeln ein bestehendes Angebot mit einem Klick um. Beim Versand wählen Sie das Format, ZUGFeRD oder XRechnung. Positionen, Mengen, Einheiten und Steuersätze übernimmt Qrafto in die strukturierte Datei. Das alles ist im Free-Tarif enthalten, ohne Zusatzmodul und ohne Aufpreis. Ihre erste E-Rechnung können Sie gleich kostenlos erstellen.
Was kostenlos dabei ist und wie der Vergleich zu Plancraft oder HERO ausfällt, lesen Sie auf der Seite E-Rechnung kostenlos erstellen.
In vier Schritten zur ersten E-Rechnung
Account anlegen, ohne Kreditkarte und ohne Verkaufsgespräch. In zwei Minuten erledigt.
Steuernummer oder USt-IdNr. und Ihre vollständige Anschrift hinterlegen Sie einmal in den Einstellungen. Mehr braucht eine konforme E-Rechnung an Pflichtdaten von Ihnen nicht.
Sie erstellen die Rechnung wie gewohnt oder wandeln ein bestehendes Angebot mit einem Klick um. Am Ablauf ändert sich für Sie nichts.
Beim Versand entscheiden Sie zwischen PDF, ZUGFeRD und XRechnung. Qrafto erzeugt die strukturierte Datei und verschickt sie an Ihren Kunden.
XRechnung oder ZUGFeRD, je nach Empfänger
Beide Formate sind gleichwertig, sie unterscheiden sich nur in der Verpackung. XRechnung ist reines XML für Systeme, ZUGFeRD ein PDF mit eingebettetem XML, das auch ein Mensch lesen kann. In Qrafto wählen Sie pro Rechnung, sodass Sie sich nicht festlegen müssen.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Sichtbares Rechnungsbild | Nein | Ja |
| Typischer Empfänger | Behörden (B2G) | Firmenkunden (B2B) |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
Welches Format Ihr Kunde erwartet und wie sich beide im Detail unterscheiden, steht auf der Seite XRechnung oder ZUGFeRD.
Die E-Rechnung nimmt auch Ihrem Kunden Arbeit ab
Die Umstellung klingt nach zusätzlicher Bürokratie, doch unterm Strich sparen Sie und Ihr Kunde damit dauerhaft Zeit. Diese Vorteile bleiben, sobald sie einmal steht:
Die Rechnungsdaten landen automatisch im System Ihres Kunden, niemand muss sie dort abtippen oder manuell erfassen. Gerade bei größeren Auftraggebern verkürzt das die Bearbeitung spürbar, und Sie warten weniger lang auf Ihr Geld.
Wo nichts mehr von Hand übertragen wird, entstehen keine Zahlendreher und keine vertauschten Beträge beim Empfänger. Die Rechnung kommt so an, wie Sie sie gestellt haben, und Sie haben weniger Reklamationen und Nachfragen.
Die Umstellung machen Sie einmal, danach läuft jede weitere E-Rechnung gleich ab. Statt sich kurz vor der Frist 2027 unter Druck damit zu beschäftigen, haben Sie das Thema längst im Griff.
Größere Auftraggeber, Bauträger und öffentliche Stellen erwarten elektronische Rechnungen zunehmend selbstverständlich. Wer sie sauber liefert, macht es dem Kunden leicht, und das zahlt auf Folgeaufträge ein.
Die strukturierte Datei lässt sich revisionssicher aufbewahren. Bei einer Betriebsprüfung ist jede Rechnung sofort auffindbar, nichts liegt nur als loses Papier im Ordner oder als PDF auf dem Rechner.
Ab diesem Datum müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung versendet werden. Wer jetzt anfängt, hat die Umstellung längst hinter sich.
Die Details auf den passenden Seiten
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einem PDF?
Ab wann betrifft mich die E-Rechnungspflicht?
Kann ich mit Qrafto eingehende E-Rechnungen empfangen und ansehen?
Kostet die E-Rechnung in Qrafto extra?
Muss ich mich für XRechnung oder ZUGFeRD entscheiden?
Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Brauche ich für die E-Rechnung eine besondere Software oder Hardware?
Was passiert, wenn ich ab der Pflicht keine E-Rechnung versende?
Heute anfangen, statt 2027 in Hektik geraten.
Account anlegen, erste E-Rechnung erstellen, fertig. Ohne Kreditkarte, ohne Verkaufsgespräch.