Zeiterfassung

Zeiterfassung für Handwerker:
Zeiten erfassen, direkt in die Rechnung

Statt Stundenzettel am Monatsende abzutippen, übernehmen Sie mit der Zeiterfassung für Handwerker von Qrafto die Stunden Ihres Teams direkt in die Rechnung. Ihre Mitarbeiter erfassen Zeiten per Timer am Auftrag, Sie übernehmen die offenen Stunden in einen Rechnungsentwurf. Im kostenlosen Tarif enthalten.

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Das Problem

Wo Stunden heute verloren gehen

Am Monatsende liegen die Stundenzettel auf Ihrem Schreibtisch. Sie tippen jede Stunde in die Rechnung ab, meistens abends nach der Baustelle.

Zettel, die keiner lesen kann

Auf dem Stundenzettel steht ein Kürzel statt des Auftrags, die Uhrzeit ist verwischt. Bevor Sie die Stunde abtippen können, rufen Sie erst den Gesellen an.

Jede Stunde zweimal geschrieben

Erst notiert der Geselle die Stunden auf Papier, dann tippen Sie dieselben Stunden abends in die Rechnung.

Offene Stunden, die niemand sieht

Welche Stunden eines Auftrags schon abgerechnet sind und welche noch auf keiner Rechnung stehen, sehen Sie auf Papier erst beim Zusammenrechnen am Monatsende.

So funktioniert es

Kostenlose Zeiterfassung im Handwerk in drei Schritten

  1. 01

    Zeiten erfassen

    Sobald das Benutzerkonto dem Mitarbeiter zugeordnet ist, startet er den Timer im Dashboard-Widget „Meine Zeiten" und wählt dabei den Auftrag, denn in die Rechnung kommen nur Zeiten mit zugeordnetem Auftrag. Das geht am Rechner und im Browser auf dem Smartphone. Vergessene Zeiten tragen Sie oder Ihre Mitarbeiter von Hand nach.

    Dashboard-Widget „Meine Zeiten" in Qrafto mit laufendem Timer am Auftrag „Gäste-WC Schneider" und Button „Stoppen"
  2. 02

    Zeiten prüfen

    Sie sehen die Stunden jedes Mitarbeiters im Wochenraster und an jedem Auftrag als Liste mit Stunden-Summe. Fehlt ein Eintrag, ergänzen Sie ihn dort.

    Zeiten-Tab eines Auftrags in Qrafto mit 104 h 30 min Gesamtzeit, davon 40 h 30 min offen, und Liste der Zeiteinträge mit Status „offen"
  3. 03

    In die Rechnung übernehmen

    Am Auftrag klicken Sie auf „Offene Stunden abrechnen", markieren die offenen Zeiten und legen den Stundensatz fest. Qrafto legt daraus einen neuen Rechnungsentwurf an. Einen bestehenden Entwurf ergänzen Sie beim Bearbeiten der Rechnung über „Zeiten übernehmen".

    Seite „Zeiten übernehmen" in Qrafto für einen neuen Rechnungsentwurf: offene Zeiten mit Checkboxen, Abrechnung nach Arbeitszeit und Fahrtzeit, Stundensatz aus dem Katalog
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Funktionen

Was die Zeiterfassung kann

Alle Funktionen sind im kostenlosen Tarif enthalten.

  • Start/Stop-Timer im Dashboard-Widget „Meine Zeiten"
  • Manuelle Einträge für nachgetragene Zeiten
  • Wochenraster je Mitarbeiter
  • Liste am Auftrag mit Stunden-Summe
  • „Zeiten übernehmen" in einen Rechnungsentwurf
  • Stundenzettel als CSV-Export
  • Beliebig viele Mitarbeiter mit eigenem Login im kostenlosen Tarif
  • Hinweis auf Pausen nach § 4 ArbZG beim Erfassen
Wochenraster eines Mitarbeiters in Qrafto für KW 37 mit Zeiträumen je Tag am Auftrag „Bad Familie Müller", oben die Summen für erfasste Zeit und Pausen
Ehrlich gesagt

Was enthalten ist und was nicht

Qrafto erfasst Zeiten, damit sie in Ihre Rechnung kommen. Für Lohnabrechnung und Urlaubsplanung nutzen Sie weiter ein eigenes Programm.

  • Zeiten per Timer oder von Hand erfassenJa
  • Zeiten in die Rechnung übernehmenJa
  • Stundenzettel als CSV exportierenJa
  • Pausenhinweis nach § 4 ArbZGJa
  • Arbeitszeitkonto mit Soll- und ÜberstundenNein
  • Urlaubs- und AbwesenheitsverwaltungNein
  • Lohn-SchnittstelleNein
  • GPS-StempelnNein
FAQ

Häufige Fragen zur Zeiterfassung

Was kostet die Zeiterfassung in Qrafto?
Die Zeiterfassung ist im kostenlosen Tarif enthalten, dauerhaft und ohne Kreditkarte. Timer, manuelle Einträge, Wochenraster, CSV-Export und die Übernahme der Zeiten in die Rechnung kosten nichts extra. Im kostenlosen Tarif arbeiten beliebig viele Mitarbeiter mit eigenem Login mit. Der Professional-Tarif kostet 19 EUR pro Nutzer und Monat im Early Bird und entfernt unter anderem das Wasserzeichen auf Ihren PDFs.
Wie kommen die erfassten Zeiten in die Rechnung?
Am Auftrag klicken Sie auf „Offene Stunden abrechnen", markieren die offenen Zeiten eines Zeitraums und legen den Stundensatz fest. Qrafto legt daraus einen neuen Rechnungsentwurf an. Einen bestehenden Entwurf ergänzen Sie beim Bearbeiten der Rechnung über „Zeiten übernehmen". Übernehmen lassen sich nur Zeiten mit zugeordnetem Auftrag. Übernommene Zeiten sind als im Entwurf bzw. abgerechnet markiert und erscheinen nicht mehr als offen.
Brauchen meine Mitarbeiter einen eigenen Login?
Nicht zwingend. Sie können die Zeiten Ihrer Mitarbeiter auch selbst im Wochenraster eintragen. Mit eigenem Login, den Sie per Einladung vergeben, erfasst jeder Mitarbeiter seine Zeiten selbst, sobald sein Benutzerkonto ihm zugeordnet ist, über den Timer im Dashboard-Widget „Meine Zeiten", auch im Browser auf dem Smartphone. Im kostenlosen Tarif sind beliebig viele Mitarbeiter mit eigenem Login enthalten.
Kann ich Stundenzettel exportieren?
Ja. Im Bereich Mitarbeiter exportieren Sie die erfassten Zeiten als Stundenzettel im CSV-Format, für einen einzelnen Mitarbeiter oder für alle. Die Datei öffnen Sie zum Beispiel in Excel oder geben sie an Ihr Lohnbüro weiter. Eine direkte Schnittstelle zu Lohnprogrammen gibt es nicht, der Export ist eine Datei zum Weiterverarbeiten.
Achtet Qrafto auf die Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz?
Qrafto zeigt beim Erfassen einen Hinweis, wenn die Pausen eines Tages nicht zur Arbeitszeit passen. Nach § 4 ArbZG sind bei mehr als 6 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten. Der Hinweis ist eine Erinnerung. Qrafto prüft die Einhaltung nicht und erzwingt keine Pausen.
Was kann die Zeiterfassung nicht?
Qrafto erfasst Arbeitszeiten und bringt sie in die Rechnung. Nicht enthalten sind ein Arbeitszeitkonto mit Soll- und Überstunden, eine Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, eine Lohn-Schnittstelle und GPS-Stempeln. Wenn Sie diese Funktionen brauchen, nutzen Sie dafür weiter ein spezialisiertes Programm, zum Beispiel für die Lohnabrechnung. Die Stundenzettel aus Qrafto geben Sie dafür als CSV weiter.

Die nächste Rechnung ohne Abtippen

Kostenlos starten, ohne Kreditkarte und ohne Verkaufsgespräch. Ihre Mitarbeiter laden Sie danach per Einladung ein.

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